Tin kỹ thuật

Hướng Dẫn Sử Dụng Máy Chấm Công Thẻ Giấy: Tránh Lỗi Thông Thường

Chào các bạn! Bạn đang quan tâm đến việc sử dụng máy chấm công thẻ giấy một cách hiệu quả? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ những kiến thức cần thiết về cách sử dụng máy chấm công thẻ giấy sao cho hiệu quả nhất và tránh các lỗi thông thường.

Tìm Hiểu Về Máy Chấm Công

Máy chấm công thẻ giấy là một công cụ hỗ trợ quản lý nhân sự rất hiệu quả. Nó không chỉ giúp kiểm soát giờ ra vào của nhân viên mà còn rèn luyện cho họ tác phong làm việc chuyên nghiệp. Thị trường hiện có nhiều loại máy chấm công như: máy chấm công vân tay, máy chấm công thẻ giấy, máy chấm công thẻ từ,… Tùy theo quy mô của doanh nghiệp, bạn có thể chọn loại máy phù hợp.

Máy chấm công thẻ giấy là một trong những loại máy được ưa chuộng nhất hiện nay. Nó sẽ trở thành “người bạn” đồng hành cùng doanh nghiệp trên chặng đường kinh doanh.

Một Số Lỗi Thường Gặp Và Cách Khắc Phục

1. Máy chấm công thẻ giấy bị sai cột phải làm sao?

  • Nếu máy đang hoạt động tốt nhưng bị sai cột, hãy kiểm tra xem bạn đã đúng cách đặt thẻ chưa. Rút nguồn điện ra và khởi động lại máy.
  • Nếu vẫn không được, hãy vào phần cài đặt trong máy và thực hiện các bước sau:
    Bước 1: Di chuyển đến phần cài đặt bằng cách nhấn nút (+,-). Chọn bước cài đặt thứ 08 (mặc định là 08:08).
    Bước 2: Nhấn “Enter” để vào cài đặt.
    Bước 3: Nhấn nút (+,-) để chọn vị trí in trên – in dưới (từ 00 – 15).
    Bước 4: Nhấn “Enter” để xác nhận cài đặt.
    Bước 5: Nhấn nút (+,-) để chọn vị trí in trái – in phải (từ 00 – 30).
    Bước 6: Nhấn “Enter” để xác nhận cài đặt.
    Bước 7: Tiếp tục cài đặt hoặc đẩy nút “Setup” về vị trí ban đầu để hoàn thành việc cài đặt và thoát.

Lưu ý: Nếu sau các bước trên vẫn không khắc phục được, hãy thử nhấn nút “reset” để đặt lại toàn bộ chương trình.

2. Máy chấm công thẻ giấy có thể sử dụng khi mất điện không?

  • Khi máy chấm công thẻ giấy mất điện, bạn vẫn có thể sử dụng máy trong khoảng thời gian từ 3 – 4 tiếng nếu pin còn tốt.

3. Khi máy chấm công thẻ giấy hết mực, phải làm sao?

  • Khi máy chấm công hết mực, bạn cần thay đổi ribbon. Liên hệ trung tâm thay thế để được hỗ trợ.

4. Cần thực hiện thao tác gì trước khi cài đặt lại máy tính có phần mềm chấm công?

  • Trước khi cài đặt lại máy tính, hãy sao lưu dữ liệu chấm công hiện tại.
  • Lưu trữ dữ liệu hiện tại (Ctrl+B) ở một ổ đĩa khác với ổ C.
  • Sau khi cài đặt máy tính và phần mềm chấm công, bạn có thể sao chép dữ liệu lưu trữ vào thư mục cài đặt. Điều này đảm bảo hoạt động chấm công diễn ra trơn tru.

Xem thêm: Cách kết nối máy chấm công với máy tính của bạn.

5. Máy chấm công bị sai giờ, phải làm sao?

  • Đối với lỗi sai giờ trong máy chấm công chính hãng, cách khắc phục rất đơn giản. Bạn chỉ cần cài đặt lại ngày và giờ một cách chính xác nhất.

6. Tại sao thẻ chấm công sử dụng được với máy này nhưng không được với máy khác?

  • Đầu tiên, hãy kiểm tra xem bạn đang sử dụng loại máy chấm công nào.
  • Máy chấm công có 2 loại: máy chấm công in búa và máy chấm công in kim.
  • Thẻ giấy cũng có 2 loại: thẻ dầy (không có lỗ) và thẻ mỏng (có lỗ).
  • Tùy vào cài đặt trong máy mà bạn có thể sử dụng loại thẻ giấy nào.
  • Máy in kim thường sử dụng thẻ mỏng (có lỗ), nếu muốn sử dụng thẻ không có lỗ, bạn cần cài đặt lại trong máy.
  • Máy in búa thường sử dụng thẻ dầy (không có lỗ), nhưng cũng có thể sử dụng thẻ mỏng.

Hướng Dẫn Cài Đặt Các Thông Số Cho Máy Chấm Công Thẻ Giấy

Cài Đặt Mực In Thẻ

Sau khi đặt thời gian cho máy, bạn tiến hành cài đặt mực in cho thẻ.

  • Trên dãy phím P1 – P6, nhấn P1. Đèn LED sẽ sáng trên các nút P1, P4, P5, P6. Màn hình sẽ hiển thị mục nhấp nháy (01) với giờ và phút. Ở đây, giờ và phút đại diện cho màu sắc mực in.

  • Nhấn P6 để chọn giờ, sau đó nhấn P6 để lưu và chuyển sang phút. Thực hiện tương tự cho phút.

  • Nhấn P6 để lưu và màn hình sẽ nhấp nháy (01). Ở đây, bạn có thể chọn màu mực in theo ý muốn. Chọn mực in phù hợp.

  • Nhấn P6 để lưu và màn hình sẽ nhấp nháy (7). Sử dụng các nút P4, P5 để chọn ngày từ chủ nhật đến thứ bảy.

  • Nhấn P6 để lưu dữ liệu và chuyển tiếp sang mục 02 (tuần làm việc mặc định).

  • Làm tương tự cho mục 02 để chọn giờ thay đổi màu mực in.

Lưu ý: Mỗi mục đại diện cho một giờ thay đổi màu mực in. Hãy thực hiện tất cả các giờ để đảm bảo màu sắc mực in thay đổi.

Cài Đặt Nhạc Chuông Cho Máy

Sau khi đặt mực in cho máy, bạn tiến hành cài đặt nhạc chuông cho máy.

  • Trên dãy phím P1 – P6, nhấn P2. Đèn LED sẽ sáng trên các nút P2, P4, P5, P6. Màn hình sẽ hiển thị mục nhấp nháy (01) bên trái và thời gian (giờ và phút) bên phải.

  • Nhấn P6 để chọn giờ, sau đó nhấn P6 để lưu và chuyển sang phút. Thực hiện tương tự cho phút.

  • Sau khi xác nhận phút, bạn tiếp tục chọn nhạc chuông.

  • Chọn nhạc chuông phù hợp (P4, P5). Có ba loại nhạc chuông là 01 (nội bộ), 02 (ngoài đầu ra báo động Bell), 03 (âm nhạc Bell và ngoài đầu ra báo động Chuông).

  • Nhấn P6 để lưu và chọn thời gian chuông kêu (tối đa 4 phút 59 giây). Sử dụng các nút P4, P5 để chọn thời gian đổ chuông.

  • Nhấn P6 để lưu và màn hình sẽ hiển thị ngày từ chủ nhật đến thứ bảy.

  • Nhấn P6 để lưu dữ liệu và chuyển tiếp sang mục 02 (tuần làm việc mặc định).

  • Làm tương tự cho mục 02 để chọn giờ thay đổi nhạc chuông.

Lưu ý: Mỗi mục đại diện cho một giờ thay đổi màu mực in. Hãy thực hiện tất cả các giờ để đảm bảo màu sắc mực in thay đổi.

Cài Đặt Cột In

Sau khi cài đặt nhạc chuông cho máy, bạn tiến hành cài đặt cột in trên thẻ.

  • Trên dãy phím P1 – P6, nhấn P3. Đèn LED sẽ sáng trên các nút P3, P4, P5, P6. Màn hình sẽ hiển thị mục 01 dạng nhấp nháy bên trái và giờ/phút bên phải.

  • Sử dụng các nút P4 và P5 để chọn giờ và phút sử dụng.

  • Nhấn P6 để lưu và chuyển sang cột muốn in. Sử dụng các nút P4 và P5 để chọn cột muốn in.

  • Nhấn P6 để lưu và chuyển tới ngày. Sử dụng các nút P4 và P5 để chọn ngày từ chủ nhật đến thứ bảy.

  • Vì đây là chế độ mặc định, nhấn P6 để lưu và chuyển tiếp sang mục 02.

Lưu ý: Mục 02 tương tự mục 01.

Sử Dụng Máy Chấm Công Đúng Cách

Trong quá trình lắp đặt, hãy đặt máy chấm công thẻ giấy ở những nơi khô ráo. Đồng thời, lắp đặt thiết bị che chắn để tránh ánh nắng trực tiếp, nước mưa và bụi bẩn có thể làm ảnh hưởng đến hoạt động của máy.

  • Thường xuyên kiểm tra mực in của máy và thay mực khi máy in trở nên mờ. Nếu máy in thiếu nét, hãy liên hệ với nhân viên sửa chữa để khắc phục.

  • Khi in, hãy chú ý đến ngày và giờ. Nếu ngày và giờ trên máy không chính xác, hãy cài đặt lại.

  • Đảm bảo bỏ thẻ theo đúng chiều mà máy yêu cầu để tránh sai cột hoặc máy không nhận thẻ.

  • Trong trường hợp máy gặp lỗi không khắc phục được, hãy thử nhấn nút “reset” để chạy lại toàn bộ chương trình.

Hy vọng với những hướng dẫn trên, bạn đã có kiến thức cần thiết để sử dụng máy chấm công thẻ giấy một cách hiệu quả và tránh các lỗi thông thường.